dotProject

dotProject vous permet de créer, suivre et maintenir vos projets en ligne. Il fournit des outils de gestion de projets d'entreprise, qui comprennent un gestionnaire de contacts, un système de notification par courrier électronique et une application en ligne pour créer et gérer des projets. Des codes de couleur intuitifs vous indiquent si le projet est « dans le rouge ». dotProject est créé, maintenu et développé par des volontaires comme vous et moi.

dotProject est libre, sous licence General Public License (GPL) de GNU et BSD, ce qui signifie qu'il s'agit d'un logiciel libre, fourni en l'état, sans aucune garantie. La licence complète devrait être disponible dans le [chemin du nom de fichier] où réside votre installation de dotProject. Vous pourrez en savoir plus sur ce type de licence sur http://www.gnu.org/licenses/gpl.html.

Lorsqu'un utilisateur se connecte pour la première fois, il obtient une vue personnalisée de dotProject. L'écran affiche les événements et tâches qui concernent l'utilisateur, dont une liste complète des projets et tâches spécifiques qui lui sont attribués. Il peut se déplacer dans les différentes zones spécifiées sur la barre de navigation, ce qui sera affiché en haut ou du côté gauche de l'écran.

dotProject est une application de gestion de projets en ligne. Il vous faudra un navigateur et un accès à Internet ou à un Intranet. dotProject surprend par sa polyvalence. Voici, entre autres choses, ce que vous pouvez faire avec dotProject :

dotProject offre d'excellentes fonctionnalités pour communiquer avec vos contacts et ressources. Néanmoins, il n'a pas été conçu comme outil de travail collaboratif (en anglais, groupware). Le terme « travail collaboratif » est généralement utilisé pour décrire les applications locales ou web qui permettent à des utilisateurs de travailler en collaboration. Elle comprend souvent des forums, des outils de discussion en ligne, des wikis et des messageries électroniques qui sont généralistes par nature.

dotProject est un outil spécialisé dans la gestion de projets, ce n'est pas une application générique de travail collaboratif. Il comprend des forums, calendriers et outils de messagerie dont sont souvent dotés les outils de travail collaboratif, de sorte que les utilisateurs de coopérer dans le cadre d'une gestion de projet. L'expression « dans le cadre d'une gestion de projet » représente la différence essentielle entre dotProject et travail collaboratif. L'orientation bien précise sur les besoins des utilisateurs impliqués dans la gestion de projet rend dotProject plus utile pour ces derniers qu'un outil générique. Aucun projet n'est trop gros ou trop petit, que vous cherchiez simplement à remettre une équipe sur les rails ou à développer des projets logiciels à l'échelle d'une entreprise.

dotProject est utile à de nombreux titres. Il offre des fonctionnalités qui rendent son expérimentation beaucoup plus agréable que les listes de tâches (todo lists) et événements propres à l'utilisateur : lorsque celui-ci se connecte, il voit immédiatement quels sont les événements de projet dans lesquels il est impliqué et les tâches qui lui sont affectées.

La réponse à cette question dépend en réalité de ce pour quoi votre société fait appel à dotProject. Un utilisateur disposant des droits d'administration a beaucoup de pouvoir, à savoir quels sont les modules actifs, affichés ou masqués, et qui peut les utiliser. Si un ensemble particulier de modules n'est pas nécessaire, il peut être désactivé. Dix fonctionnalités clés constituent l'essentiel de dotProject. Elles sont au cœur de la philosophie de dotProject de créer un environnement pour les utilisateurs :

Gestions des utilisateurs : une fonctionnalité simple permettant de suivre l'activité des utilisateurs, d'ajouter et de gérer des utilisateurs. Des sessions utilisateur indiquant la date de dernière connexion ainsi que d'autres informations sont disponibles.

Système de tickets d'anomalies par courrier électronique (Ticketsmith de voxel dot net intégré) : un système de suivi par tickets. Certains utilisent dotProject comme outil d'assistance ou de gestion de la relation client (CRM, Customer Resource Management).

Notification par courrier électronique des responsables : cette fonctionnalité est active par défaut chaque rolodexfois qu'une nouvelle tâche est créée. Les reponsables des utilisateurs recevront les informations liées à la tâche à laquelle ils ont été affectés, à moins que vous ne choisissiez de ne pas faire envoyer de notification.

Gestion des clients/de la société : un classeur numérique d'informations sur les contacts que l'on peut utiliser pour identifier les projets affectant directement les utilisateurs ou les clients externes. Des classifications et catégories par défaut de base sont déjà configurées dans le module Sociétés. Une interface à onglets permet aux utilisateurs de connaître rapidement le nombre de revendeurs, fournisseurs et autres types de société présentes sur la liste.

Listings des projets : les listes des projets sont organisées en fonction de l'état dans lequel ils sont, tels que tous les projets, proposés, en cours de planification, en cours de réalisation, suspendus, terminés, modèles, archivés, non définis. Vous pouvez vous déplacer rapidement entre les onglets pour voir l'état des projets. Le nombre de projets listés dans chaque état est entre parenthèses sur chaque onglet.

Projet par niveau et détail des tâches : la quantité d'informations minimale que vous devez connaître est affichée. Des liens hypertexte permettent à l'utilisateur d'aller plus en profondeur dans le projet ou la tâche pour plus d'informations si nécessaire. Les tâches peuvent également être organisées par antériorité, dépendance ou horaire.

Liste hiérarchique des tâches : les tâches sont organisées en une hiérarchie, et non simplement listées arbitraitrement. C'est une fonctionnalité très utile. Des tâches peuvent dépendre d'autres tâches.

Avancement instantané par codes de couleur : vous voyez instantanément si votre projet est en danger grâce à de codes de couleur intuitifs. Si votre tâche est mise en évidence en rose foncé ou en rouge, son échéance est dépassée.

Rérérentiel de fichiers : le référentiel est un emplacement central pour stocker les documents d'un projet. Ils peuvent être affichés depuis le référentiel central ou depuis le projet sous lequel ils sont stockés. Des fichiers peuvent y être déposés sans être associés à un projet particulier. Ils apparaîtront dans la section Tous les projets du référentiel. J'ai trouvé cette fonctionnalité très précieuse lorsque je voulais m'assurer que toutes les parties prenantes seraient en mesure de visualiser les fichiers ou le code clé, au cas quelque chose se produirait. Le système de fichiers contrôle strictement la manière dont les fichiers sont téléchargés et déposés sur le référentiel. Tous les fichiers peuvent se voir attribuer un numéro de version. Le processus d'archivage et d'extraction peut prêter à confusion. Nous consacrerons un peu de temps à ce sujet au chapitre 3, où je vous indiquerai comment éviter les quelques erreurs embarrassantes que j'ai commises en utilisant cette fonctionnalité.

Liste des contacts : la liste des contacts peut être utilisée intuitivement au sein des listings des projets eux-mêmes. C'est une fonction qui m'est très utile chaque fois que je dois modifier ou créer une nouvelle tâche.

Calendrier : le calendrier offre plusieurs options d'affichage, dont une vue d'un mini-calendrier trimestriel, une vue journalière, une vue hebdomadaire et vue mensuelle complète. Une version plein écran du calendrier du calendrier apparaît d'un simple clic sur la barre de navigation. Vous obtenez alors une vue globale de tous les projets et tâches. Il y a également un mini-calendrier trimestriel qui s'affiche sur l'écran Aujourd'hui.

Forums de discussion : le module « Forums » peut être utilisée pour partager des nouvelles et des informations liées à un projet particulier. Il est intégré à dotProject. Chacun peut voir ce qui se dit sur le forum. Des forums à fils de discussion peuvent être créés pour discuter de projets particuliers. Tous les forums doivent être associés à des projets. Les forums peuvent être modérés, et obéissent à un format standard d'envoi de sujet, de réponse, d'ajout d'un nouveau sujet.

Permissions en fonction des ressources : le système de permissions, dans les versions 2.0 et ultérieures est basé sur les rôles. Il est granulaire, ce qui signifie que de nombreuses variations peuvent être utilisées pour spécifer l'accès aux zones que vous souhaitez ou en interdire l'accès. Les utilisateurs peuvent avoir un droit accès en lecture seule à certains modules, en fonction de leur rôle. Les permissions basées sur les rôles sont intuitives. Si la plupart des personnes employant dotProject sont des chefs de projet, un rôle de chef de projet pourra être créé, puis des utilisateurs individuels ajoutés au système. Les rôles doivent être en place avant d'ajouter un utilisateur. Pensez-y comme à un emploi. Un emploi doit être créé, puis une personne sera embauchée pour occuper le poste. C'est une fonctionnalité très importante.

Événements et listes d'actions propres à un utilisateur : lorsqu'un utilisateur se connecte, il voit immédiatement quels sont les événements de projet dans lesquels il est impliqué et quelles sont les tâches qui lui sont affectées.

Jusqu'à présent, nous avons examiné ce que sont les applications de gestion de projet, ce qu'elles devraient réaliser et survolé les fonctionnalités que dotProject a à offrir. Déterminer quel est l'outil de gestion de projet le plus approprié à une organisation exige de savoir quelles sont les fonctionnalités indispensables et celles qui sont négociables.

dotProject est le bon choix pour les organisations qui ont besoin d'une application de gestion de projet sans frais, dotée d'un accord de licence avantageux, qui est stable, fonctionne sur tous les principaux navigateurs, bénéficie d'une communauté de soutien, a des permissions granulaires et est extensible. C'est un outil open source non une application commerciale. Il n'y a pas de frais de licence, de maintenance ou d'acquisition. Pour des organisations au budget serré, le prix est parfait.

dotProject a souvent une histoire commune avec d'autres projets open source connus, tels que PostNuke. Il est modulaire : vous n'utilisez que les modules dont vous avez besoin. Vous ne voulez pas utiliser le module « Forums » ? Désactivez-le. Il partage beaucoup d'avantages d'autres applications open source maintenues par des développeurs en ce sens qu'il est relativement léger, peut être êrsonnalisé par les utilisateurs ou par contrat avec ses développeurs.

dotProject a, bien entendu, des limitations. Son approche spécialisée peut rebuter ceux qui recherchent une suite de développement de projet intégrée. Il n'existe pas, par exemple, de module pour créer des diagrammes. La possibilité de dotProject à s'intégrer à d'autres applications en tant qu'élément d'un ensemble plus important, personnalisé, est une solution potentielle.

Vous n'êtes pas certain de vouloir installer ou utiliser dotProject ? Essayez la démonstration gratuite disponible sur le site principal de dotProject : http://www.dotproject.net/demo/.

Cet article est extrait du livre Project Management with dotProject: Implement, Configure, Customize, and Maintain your DotProject Installation par Lee Jordan, publié par Packt Publishing. Pour plus de détails, visitez le site http://www.packtpub.com/dotProject/book.